Las asambleas generales ordinarias son reuniones obligatorias que deben celebrar anualmente todas las sociedades en Colombia antes del 31 de marzo. En este espacio, los socios o accionistas tienen la responsabilidad de revisar y aprobar la gestión, así como los resultados del ejercicio del año anterior.+1
¿Qué sucede si no se realiza la convocatoria?
Si la administración no convoca la asamblea dentro del plazo legal, la ley prevé que los accionistas puedan reunirse por derecho propio. Para el año 2026, esto ocurriría el 1 de abril a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal. En dicho escenario, los accionistas presentes podrán deliberar válidamente sin necesidad de convocatoria previa.+2
1. Planeación Previa: El camino al éxito
Una adecuada planificación anticipada es esencial para garantizar una asamblea exitosa y válida legalmente. Los gerentes y fundadores deben seguir estos pasos antes de emitir la convocatoria:
- Revisar estatutos y normatividad: Verifique las disposiciones sobre fechas específicas, plazos de convocatoria, quórum y quién está facultado para convocar (usualmente el representante legal o la junta directiva).+1
- Coordinar agenda y logística: Defina fecha, hora y lugar (antes del 31 de marzo de 2026) y determine si la modalidad será presencial, virtual o mixta. Si es virtual, asegure una plataforma confiable para verificar quórum y votos.+1
- Preparar Estados Financieros 2025: Elabore el balance general, estado de resultados, flujos de efectivo y cambios en el patrimonio bajo normas NIIF. Estos deben estar auditados o dictaminados por el revisor fiscal si aplica.+1
- Elaborar el Informe de Gestión: La administración debe redactar un resumen de la marcha de la sociedad en 2025, describiendo hechos relevantes, evolución financiera y decisiones tomadas.
- Proyecto de distribución de utilidades o pérdidas: Se debe proponer cómo asignar las ganancias (reservas legales, dividendos, etc.) o presentar un plan de absorción de pérdidas.
- Coordinación con el Revisor Fiscal: En las sociedades que cuenten con esta figura, el revisor deberá emitir su dictamen sobre los estados financieros.
2. La Convocatoria: Requisitos y Buenas Prácticas
Una convocatoria clara garantiza que los socios estén informados y asegura la validez de las decisiones.
- ¿Quién convoca?: Normalmente el representante legal o según dicten los estatutos.
- Medio: El establecido en los estatutos (correo certificado, electrónico, etc.). Si no hay estipulación, el Código de Comercio exige un aviso en un diario de circulación del domicilio principal.+1
- Antelación: Para aprobar estados financieros, la ley exige un mínimo de 15 días hábiles de anticipación.
- Derecho de Inspección: Es recomendable informar que, desde la convocatoria, los asociados pueden inspeccionar los libros y documentos de la sociedad.
Orden del día típico
Una citación completa debe incluir un orden del día detallado:
- Verificación del quórum.
- Lectura y aprobación del orden del día.
- Designación de presidente y secretario.
- Presentación de estados financieros e informe de gestión 2025.
- Lectura del dictamen del revisor fiscal (si aplica).
- Elección de Junta Directiva o revisor fiscal.
- Proposiciones, varios y aprobación del acta.
3. Documentos que deben presentarse
Para que la Asamblea sea transparente y efectiva, la administración debe poner a disposición:
- Estados Financieros 2025: Formulados al 31 de diciembre con sus respectivas notas.
- Informe de Gestión: Documento narrativo sobre logros, retos, situación de mercado y cumplimiento de normas.
- Dictamen del Revisor Fiscal: Opinión profesional sobre la razonabilidad de los estados financieros.
- Proyecto de Distribución de Utilidades: Propuesta que incluye la reserva legal (obligatoria para S.A. y S.A.S. hasta alcanzar el 50% del capital) y el reparto de dividendos.
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